Administración del tiempo: ¿Qué tanta importancia le das en tu día a día a la gestión de tus horas de trabajo y de descanso? ¿Logras cumplir tus objetivos? ¿Conoces cuanto tiempo REAL te demanda cada tarea?
Este es un tema que me ha costado bastante organizar (y sigo en la tarea) dado que cuando trabajas por cuenta propia o en un proyecto personal los objetivos que te pones para poder cumplimentar las metas del día a día son importantes para lograr verdaderos avances.
En las sesiones que hago de Asesoría Creativa para Marcas, suelen salir estos temas como algo usual: No llegar con el tiempo para acabar las tareas de una semana a otra o mismo no encontrar el tiempo para poder por ejemplo actualizar nuestras redes o pensar en como trabajar nuestra imagen de cara a un proyecto en concreto. Muchos de estos temas requieren sentarse a planificar un espacio de horas en nuestra semana para realizarlo.
Por eso hoy quiero contarles sobre una técnica que estuve implementando los últimos meses y que me está yendo de perlas: Los Time Tracker a base de Pomodoros.
Organizar tu día a base de Pomodoros
Este time tracker (o cronómetro de tiempo) consiste en organizar tus tareas en bloques de 25’ y descansos o intervalos de 5’. De manera que puedes enfocarte sólo en esa tarea que te hayas propuesto.
La idea es que puedas ponerte un “tiempo objetivo” a alcanzar en el día: en mi caso son 6 horas, que divididas en bloques de 25’ son 12 pomodoros. Puede parecer poco, pero una vez que te sientas a practicarlo descubres cuánto tiempo en el día procrastinas o bien, a base de no haber hecho intervalos entre el trabajo y descansos crees haber invertido más tiempo del real en tus proyectos.
Ojo! No estoy hablando ya en este punto de la inversión mental que hacemos y que no contabilizamos (el tiempo que pasamos con esas ideas dando vueltas por la cabeza, o lo que se entromete de forma inesperada en nuestra rutina diaria: un correo urgente, un llamado, o cualquier otro imprevisto).
Gestión del tiempo con aplicaciones
Si nunca lo has probado te recomiendo comenzar con un timer que puedar programarte en tu móvil o en el ordenador (si vas a la opción del reloj que viene por defecto verás varias opciones para cronometrar el tiempo y programar alarmas). Si en cambio ya estas decidido que este es tu método y quieres tener un registro de las tareas y tiempos a lo largo de la semana, te recomiendo usar alguna App (en mi caso he probado 2 la Be Focused y el Focus To-Do. Me ha ido mejor la segunda ya que tiene estadísticas interesantes, y formas de diferenciar y agrupar las tareas en carpetas, además de que puede sincronizarse en el móvil y el ordenador.
Dos tips a tener en cuenta:
Respetar la tarea que toca: Debemos conocer cuánto tiempo REAL nos lleva cada tarea y al final del día hacer un balance, por eso recomiendo tener organizados los objetivos de la semana y dividirlos por tareas en un Weekly Planner.
Respetar los descansos: Cada intervalo de 25′ propone un descanso de 5′, y cada 4 intervalos de 25′ uno de 15′. Esto no es arbitrario, sino que tiene una razón de ser ya que está demostrado cuánto tiempo podemos estar concentrados en una sola tarea, y que los descansos nos permiten tener un mayor rendimiento en las mismas.
Es posible que sea tentador saltarse los descansos, pero recuerda: Si te tomas esos 5′ para ir al baño, hacerte un té o un mate, luego no interrumpirás tus tareas a la mitad.
Las Apps que les recomiendo más arriba permiten configurar estos tiempos de intervalos de forma que también podemos cambiarlos y por ejemplo el de 15′ ser de 30′ o 45′ para tomarnos un descanso a la hora del almuerzo.
Éste método me ha resultado especialmente efectivo ahora que compagino mis proyectos con mis estudios, de forma que puedo partir el día en dos y luego buscar un equilibrio entre ambos.
¡Espero te sea de utilidad!
